MENGELOLA PENAGIHAN PIUTANG

Mengelola Penagihan Piutang

Pengertian Syarat Kredit dan Memo Kredit
Syarat kredit adalah syarat untuk memperoleh kredit oleh pelanggan kepada perusahaan yang akan memberi kredit akibat adanya transaksi penjualan secara kredit. Syarat kredit sangat diperlukan untuk memberikan batasan waktu kredit oleh perusahaan harus dipenuhi oleh pelanggan, agar supaya pelanggan membayar pinjaman sesuai dengan pinjaman yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. 

Misalnya:
 Syarat = 2/10, n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari setelah tanggal faktur, jika dibayar dalam jangka waktu 10 hari atau kurang dari tanggal faktur ( periode potongan), pembeli mendapat potongan 2% dari jumlah yang dibayarkanv

 Syarat = n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari setelah tanggal faktur. Misalnya tanggal faktur 15 Juli 2011, pembayaran faktur tersebut harus dilakukan paling lambat 14 Agustus 2011.v

 Syarat = n/10 EOM, artinya pembayaran harus dilakukan 10 hari setelah akhir bulan dengan tidak ada potongan.v
Memo kredit adalah dokumen pencatatan piutang yang digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan, jika dilampiri dengan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, maka merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang dari pelanggan harus di otorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.

Tata Cara Pembuatan Surat Penagihan Berdasarkan Faktur Penjualan

Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pelanggan karena pelanggan tidak mau atau belum melunasi hutangnya atas barang-barang yang telah diterima, sedangkan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat. Hal tersebut dapat terjadi karena pelanggan lupa atau karena hal-hal lain, baik disengaja atau tidak disengaja. Pelanggan yang seperti itu harus mendapat perhatian khusus, antara lain dengan dikirimi surat penagihan.
Dalam menulis surat penagihan harus dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana, sebab pelanggan yang belum melunasi hutang-hutangnya mungkin sedang dalam keadaan kesulitan, misalnya barang dagangannya belum laku. Untuk itu harus berkali-kali karena harus mempertimbangkan hubungan baik yang sudah terbina, diusahakan hubungan baik yang sudah terbina tersebut jangan sampai putus atau rusak. Tata cara dalam membuat surat penagihan adalah sebagai berikut:
• Memberitahukan jangka waktu piutang yang sudah jatuh tempo
• Memberitahukan Jumlah pembayaran yang harus dibayar
• Menunjukkan tanggal dan nomor faktur penjualan yang belum dilunasi
• Memberitahukan cara pelunasan pembayaran
• Hal-hal lain yang dianggap perlu

Membuat Surat Penagihan Berdasarkan Faktur Penjualan

Misalnya saja :
PT. Persada membuat surat penagihan kepada PD. Bunga pada tanggal 8 September 2011 yang berisikan tentang penjelasan mengenai piutang yang telah lewat jatuh tempo dengan rincian berikut ini. Piutang PT. Persada kepada PD. Bunga sebesar Rp 12.300.000,- telah jatuh tempo, dengan rincian faktur sebagai berikut :
Faktur No. 321 sebesar Rp 5.500.000,- jatuh tempo tanggal 2 September 2011
Faktur No. 326 sebesar Rp 6.800.000,- jatuh tempo tanggal 5 September 2011
Surat Penagihannya adalah sebagai berikut :

PT.PERSADA
Jl. Jawa No.101 Bandung

08 September 2011
Kepada Yth.
PD. Bunga
Jl. Sakura Indah No.525
Bogor

Dengan hormat,
Sesuai dengan pernyataan piutang kami kepada saudara tanggal 1 September 2011, perlu kami beritahukan kembali bahwa piutang kami kepada saudara yang telah jatuh tempo pembayarannya berjumlah Rp 12.300.000,- dengan rincian sebagai berikut :
Faktur No. 321 sebesar Rp 5.500.000,- jatuh tempo tanggal 2 September 2011
Faktur No. 326 sebesar Rp 6.800.000,- jatuh tempo tanggal 5 September 2011
Keterlambatan pembayaran mungkin akibat kekeliruan. Jika ada alas an lain, hendaknya anda memberikan penjelasan kepada kami.
Walaupun untuk demikian, kami harap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera kami terima.
Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.


Kepala Bagian Keuangan


...............


Mencocokkan Kelengkapan dan Kesesuaian Bukti Transaksi

Setelah bagian penagihan membuat surat penagihan yang berdasarkan faktur penjualan seperti diatas, kemudian mereka mengirimkan barangnya kepada pelanggan, sedangkan tembusannya didistribusikan kepada fungsi atau bagian yang lain, yang terkait dengan faktur penjualan tersebut.
Faktur penjualan merupakan suatu pemberitahuan yang dikirimkan kepada pelanggan tentang pengiriman barang dan kewajiban pembayaran oleh pelanggan, dimana faktur penjualan tersebut juga digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya atau terjadinya piutang. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian penagihan tersebut dengan diberi nomor urut yang tercetak dan pemakainya dipertanggung jawabkan oleh bagian penagihan.
Pemberian nomor urut tercetak ini dimaksudkan untuk pengawasan terhadap penggunaan formulir dari faktur penjualan tersebut. Hal ini juga berlaku untuk penggunaan formulir-formulir yang lain. Pengawasan penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi keuangan.
Salah satu cara untuk mengendalikan formulir yang berarti juga mengendalikan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan dari transaksi keuangan adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut dan tercetak. Kesemuanya itu adalah untuk menciptakan praktek yang sehat dalam penggunaan formulir dalam suatu perusahaan.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak tersebut dipertanggung jawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam proses penjualan yang merupakan formulir pokok yaitu surat order pengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut dan tercetak dan penggunaannya dipertanggung jawabkan oleh bagian order penjualan dan bagian penagihan.

Prosedur Penagihan

Seperti telah dijelaskan diatas, bahwa bagian penagihan dalam transaksi penjualan kredit mempunyai tanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur atau tembusan faktur pejualan bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan bagian transaksi. Bagian penagihan menerima tembusan surat order pengiriman dari bagian pengiriman. Dengan dasar dokumen copy surat order inilah kemudian bagian penagihan membuat faktur penjualan.
Faktur penjualan dengan beberapa tembusannya kemudian didistribusikan kepada beberapa fungsi atau bagian yang terkait, seperti telah diuraikan diatas. Prosedur fungsi penagihan atau bagian penagihan membutuhkan tanda tangan kreditur penjualan atau otorisasi, maka pada saat itulah terjadinya piutang yang berarti dapat menyebabkan kekayaan perusahaan menjadi bertambah, diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan. Pengisian mengenai informasi harga satuan dan syarat penjualan ke dalam faktur penjualan didasarkan pada harga satuan dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh Direktur Pemilik Perusahaan

Mengirimkan Surat Penagihan Dilampiri Faktur Penjualan

Tahap-tahap Pengiriman Surat Penagihan
Penulisan surat penagihan dapat dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu:
a. Satu minggu waktu pelunasan (jatuh tempo) penjual mengirimi surat penagihan pertama yang sifatnya mengingatkan kemungkinan pemberi atau pelanggan lupa atau karena hal-hal lain.
b. Apabila surat penagihan pertama tidak diperhatikan, maka penjual dapat mengirim copy surat penagihan yang kedua dengan melampirkan foto copy surat penagihan yang pertama, karena kemungkinan surat penagihan yang pertama tidak sampai kepada pelanggan.
c. Apabila surat penagihan yang kedua juga belum mendapat tanggapan atau jawaban yang memuaskan, maka penjual dapat mengirim penagihan ketiga dengan melampirkan foto copy surat penagihan pertama dan kedua yang sifatnya penegas, kapan kesanggupan pelanggan akan melunasi pembayaran tersebut.
d. Apabila surat tagihan yang ketiga inipun belum mendapat tanggapan seperti yang diharapkan, penjual dapat mengirim surat tagihan yang keempat yang menyatakan penjual terpaksa menyerahkan persoalan tersebut kepada pengadilan setempat, dengan membuat surat gugatan atau tuntutan menagih hutang dengan cara inkaso, yaitu menagih kepada banker tempat pelanggan menyimpan uangnya dengan melampirkan faktur penjualan yang belum dilunasi.

Bagian-bagian yang Terkait Dengan Transaksi Penjualan

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penjualan kredit adalah:
a) Bagian Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta orientasi kredit, menemukan tanggal pengiriman dari gudang mana barang akan dikirim dan mengisi surat order pengiriman dan tembusannya kemudian mendistribusikan surat order penjualan tersebut.
b) Bagian Kredit
Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan adalah merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, terlebih dahulu harus diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
c) Bagian Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit ini, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barnag yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d) Bagian Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjuaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barnag yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditanda tangani oleh fungsi penjualan.
e) Bagian Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
f) Bagian Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul atau terjadi dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan piutang kepada para pelanggan, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijurnal ke dalam kartu persediaan.

Pengelompokkan Umur Piutang

Setiap akhir periode akuntansi misalnya akhir bulan atau akhir tahun dibuat daftar piutang. Daftar piutang adalah rincian saldo piutang menurut nama langganan pada suatu saat tertentu. Agar supaya dapat diketahui berapa lama piutang suatu pelanggan telah berlalu, maka daftar piutang biasanya dikelompokkan menurut umur.
Umur piutang adalah jangka waktu sejak dicatatnya transaksi penjualan sampai dengan saat dibuatnya daftar piutang. Ada kalanya nomor piutang dikelompokkan menurut jumlah hari tertentu. Misalnya: piutang yang berumur 1-30 hari.
• Piutang yang berumur 31-60 hari
• Piutang yang berumur 61-90 hari
• Dan seterusnya

SUMBER: http://chashodiq.blogspot.co.id/2011/05/mengelola-penagihan-piutang.html

Mengelola Kartu Piutang

Pengertian Piutang Dagang

Piutang merupakan klaim/tagihan perusahaan terhadap pihak ketiga yang timbul karena adanya suatu

transaksi. Pada dasarnya piutang dapat dikelompokkan menjadi 3 jenis, yakni :

1. Piutang dagang

2. Piutang nondagang,

3. Piutang wesel.

Piutang dagang adalah tagihan perusahaan kepada pelanggan sebagai akibat adanya penjualan

barang atau jasa secara kredit, dalam hal ini tagihan tersebut tidak disertai dengan surat perjanjian yang formal,

melainkan karena unsur kepercayaan dan kebijakan perusahaan di mana dalam penjualannya telah ditetapkan

syarat penjualan misalnya 2/10,n/30.Hal ini berarti piutang yang timbul diharapkan akan dapat diterima dalam

jangka waktu paling lama 30 hari sejak tanggal transaksi. Apabila pelanggan membayar dalam jangka

waktu kurang dari 10 hari setelah tanggal transaksi maka akan diberikan potongan/diskon sebesar

2% dari harga jual. Piutang dagang umumnya berjangka waktu kurang dari satu tahun sehingga dilaporkan

sebagai aktiva lancar. Piutang non dagang terdiri atas macam-macam tagihan yang tidak termasuk dalam

piutang dagang maupun piutang wesel. Misalnya piutang kepada karyawan perusahaan, direksi

perusahaan, dan piutang kepada cabang-cabang perusahaan. Piutang wesel merupakan piutang yang lebih

formal dibandingkan piutang dagang karena didalamnya memerlukan perjanjian tertulis debitur kepada

kreditur untuk membayar sejumlah uang yang tercantum dalam surat janji tersebut pada waktu tertentu di masa yang akan datang. Umumnya piutang wesel berjangka waktu lebih dari 60 hari, apabila piutang wesel

berjangka waktu kurang dari satu tahun dilaporkan dalam neraca sebagai aktiva lancar sedangkan untuk piutang wesel berjangka waktu lebih dari satu tahun diperlakukan sebagai piutang jangka panjang. 

Prosedur Pencatatan Piutang Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengelolaan kartu piutang, antara lain:

(1). Kartu Piutang, merupakan catatan akuntansi berupa buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang

perusahaan kepada tiap-tiap pelanggannya.

 Contoh kartu piutang:

KARTU PIUTANG

No Rekenig Lembar ke :

Nama Syarat :

Alamat Batas Kredit :

Tgl. Keterangan Fol Mutasi Saldo

Debet Kredit Debet Kredit

(2). Disamping kartu piutang, diperlukan beberapa catatan akuntansi lain yang menyangkut perubahan piutang.

Catatan akuntansi tersebut antara lain adalah:

1.Jurnal penjualan

2.Jurnal retur penjualan

3.Jurnal umum

4.Jurnal penerimaan kas

Jurnal penjualan , digunakan untuk mencatat timbulnya piutang karena adanya penjualan kredit. Jurnal retur penjualan, digunakan untuk mencatat pengurangan piutang karena adanya retur penjualan .Jurnal umum, digunakan untuk mencatat pengurangan piutang karena adanya piutang yang dihapus. Jurnal penerimaan kas, digunakan untuk mencatat pengurangan piutang karena adanya pelunasan piutang.

Berdasarkan keterangan di atas, maka data transaksi menyangkut perubahan (penambahan dan pengurangan)

piutang yaitu meliputi:

No. Transaksi Dokumen Mutasi Piutang

a. Transaksi penjualan kredit Faktur

    penjualan [ + ]

b. Transaksi retur penjualan Memo

    kredit [ - ]

c. Transaksi penghapusan piutang

    Bukti memorial [ - ]

d. Transaksi penerimaan kas dari

    piutang Bukti kas masuk [ - ]

Mengidentifikasi Data Mutasi Piutang

Sebagaimana dijelaskan di muka bahwa transaksi penjualan kredit akan berpengaruh secara positif terhadap saldo piutang sedangkan retur penjualan, pelunasan piutang, dan penghapusan piutang berpengaruh negatif terhadap saldo piutang. Piutang pelanggan akan didebet (di kolom mutasi) dalam kartu piutang apabila terjadi transaksi-

transaksi yang menyebabkan timbulnya atau bertambahnya piutang dan akan dikredit di kolom mutasi

dalam kartu piutang apabila terjadi transaksi-transaksi yang menyebabkan berkurangnya piutang.

Saldo awal ataupun saldo akhir piutang normal adalah saldo debet. Pencatatan Penghapusan Piutang

Dagang Piutang yang sekiranya tak dapat ditagih setelah berbagai upaya dilakukan maka diputuskan untuk melakukan penghapusan piutang, hal ini dapat dilakukan 2 metode penghapusan piutang, yakni:

(a) Metode langsung (direct write off method).

Metode langsung (direct write off method)

Menurut metode langsung setiap piutang dagang yang telah diputuskan untuk dihapuskan langsung dibebankan di sebelah debit pada akun beban penghapusan piutang atau kerugian piutang tak tertagih (bad debt expenses) sebagai rekening lawan di sebelah kredit langsung dikreditkan pada akun piutang dagang.

Beban Kerugian Piutang XX

Piutang Dagang XX

(Mencatat Penghapusan piutang A dengan metode langsung)

Kemungkinan piutang A yang sudah dihapuskan sebelumnya suatu saat dengan tiba-tiba atau pemberitahuan

sebelumnya melaksanakan pelunasan pembayaran. Kejadian ini dicatat, dengan metode langsung, oleh

perusahaan dengan tinggal membalik jurnal saat penghapusan dengan nilai yang sama.

Piutang dagang XX

Beban Kerugian Piutang XX

(Mencatat Kesediaan kembali piutang A yang sudah dihapuskan)

Jurnal selanjutnya adalah saat Piutang A membayar pelunasanya dengan uang tunai

Kas XX

Piutang dagang XX

MENGELOLA PROSES KREDIT

 MENGELOLA PROSES KREDIT

 

1. Menyiapkan Data Pelanggan

1.1 Pengertian Kredit
     Kredit adalah penyidian uang atau tagihan tagihan yang dapat disama kan dengan itu, berdasarkan persetujuan pinjam meminjam antara pihak yang satu dengan pihak lain. Pihak peminjam ber-
kewajiban melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan jumlah bunga yang telah ditentukan/disepakati
dalam kegiatan bisnis, transaksi dengan kredit dalam kegiatan bisnis, transaksi dengan kredit sudah di anggap umum.

1.2 Bagian Kredit
    Hampir semua penjualan perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang menerapkan penjualan kredit. Oleh karena itu sebelum order
Pelanggan dipenuhi, Penjualan kredit tersebut terlebih dahulu harus memperoleh otorisasi. Bagian Yang berwenang memberikan otorisasi kredit
adalah bagian kredit. Bagian ini berada dibawah departemen keuangan. Fungsi bagian kredit adalah meneliti status kredit pelanggan dan memberikan
otorisasi pemberian kredit kepada Pelanggan. Bagian ini juga mempunyai tugas membuat bukti memorial atas dasar surat keputusan derektur keuangan untuk penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagi.

1.3 Identifikasi Pelanggan
    Setiap pelanggan dan calon pelanggan harus di identifikasi identitasnya. Misalnya nama pelanggan, alamat kode pelanggan, batas kredit dan saldo Tujuan diadakan identifikasi tersebut adalah untuk melindungi perusahaan Dari acaman kekeliruan dalam kebijakan pemberian kredit. Kekeliruan tersebut akan mengakibatkan adanya piutang yang tidak dapat ditagih dalam jumlah besar.

1.4 Data Kredit Pelanggan
     Data kredit pelanggan yang tersimpan dirancang untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu bagian kredit untuk menganalisa kredit para pelanggan. Data pelanggan biasa tersimpan dalam bentuk
database data base Adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar

1.5 Menentukan Status Kredir Pelanggan
    Penentuan status kredit pelanggan harus dilakukan dengan hati-hati. Kesalahan dalam penentuan status kredit pelanggan akan sangat
merugikan perusahaan,
misalnya :
1. Ada seorang pelanggan yang ditolak kreditnya oleh perusahaan karena salah dalam menilai
kredibilitas pelanggan. Padahal kemungkinan calon
pelanggan ini Akan menjadi pelanggan
utama dikemudian hari.
2. Pemberian kredit kepada pelanggan yang mempunyai reputasi buruk, akibatnya
adalah pelanggan
akan selalu membayar melewati batas jangka kredit, dan kemungkinan menjadi piutang tak tertagih
dikemudian hari.

 

Area lampiran

Pratinjau lampiran 1.jpg

Klik di sini untuk Balas atau T

MENGELOLA ORDER PENJUALAN

A. Membuat Back Order 

1. Prosedur Order Penjualan 
   Prosedur adalah suatu urutan kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang tejadi berulang-ulang. Dalam penanganan order penjualan pada suatau perusahaan perlu adanya prosedur yang digunakan sebagi pedoman. Kegiatan administrasi yang dimaksudkan antara lain: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih dan memindahkan, serta membandingkan. 
   Prosedur sangat tergantung kepada jenis kegiatan perusahaan. Apakah perusahaan itu merupakan perusahaan jasa, perusahaan dagang atau perusahaan industri dan juga besar kecilnya skala perusahaan itu sendiri. Disamping itu, cara penjualan tunai atau kredit akan mempengaruhi prosedur yang dibuat oleh suatu perusahaan. Penanganan kegiatan penjualan bagi perusahaan dagang yang memiliki standar prosedur operasional akan melibatkan bagian-bagian organisasi sebagai berikut : 

a) Bagian order penjualan: 

1. Menerima Order dari langganan. 
   Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani. 

2. Memverikasi order langganan. 
  Mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, yang meliputi nama produk, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 

3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. 
  Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order 

4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit. 
  Hal ini untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. 

5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order. 



b) Bagian kredit: 

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order 

2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit 

3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi 

4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery. 

5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal. 



c) Bagian Stock & Delivery 

1. Menerima oder penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan 

2. Menyiapkan dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. 

Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang. 

3. Mencatat pembelian 

Berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau surat jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang. 

4. Membuat delivery order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit 

5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang untuk penjualan yang mengambil barang di gudang atau meminta PO/memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang. 

6. Menyerahkan delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier. 

7. Menerima delivery order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh langganan 

8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice. 



d) Bagian Gudang 

1. Menerima perintah/permintaan barang 

2. Menyediakan barang sesuai dengan surat perintah/permintaan/bon pengeluaran barang (delivery order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang) 

3. Mengembalikan perintah/permintaan/bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi. 

4. Mencatat pengeluaran pada kartu persediaan 



e) Bagian Transportasi (Sopir) 

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier) 

1. Menerima PO/memo, delivery order dari bagian stock & delivery 

2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo 

3. Menerima surat jalan/surat pengantar supplier 

4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/PO/Surat Jalan Supplier 

5. Menandatangani surat jalan supplier dan meminta copynya. 

6. Membawa dan menyerahkan barang ke customer 

7. Menyerahkan delivery order kepada customer untuk ditanda tangani. 

8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani 

9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir) 

10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir) 



f) Bagian Invoice/Faktur 

1. Menerbitkan faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server 

2. Menerbitkan faktur pajak. 

3. Menerbitkan listing penjualan harian 

4. Mendistribusikan dokumen 

a) Invoice/faktur, faktur pajak lembar ke-1, deliveri order lembar ke-1 ke bagian kredit 

b) Tembusan penjualan ke pemegang buku piutang 

c) Tembusan jurnal, faktur pajak lembar ke-2, faktur pajak lembar ke-2 ke bagian buku besar 

5. Mengarsip invoice lembar ke-4, delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar extra copy. 



g) Bagian Administrasi Keuangan: 

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah : 

1. Bagian Piutang 

· Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice 

· Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang 

· Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal 

· Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian 

· Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. 

· Membuat surat penagihan 

2. Bagian buku besar 

a) Bagian Jurnal Penjualan 

· Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang. 

· Menerima copy Faktur Pajak. 

· Mencatat Jurnal transaksi Penjualan 

3. Bagian Jurnal Pembelian 

· Menerima Copy Po dari bagian pembelian 

· Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan 

· Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang 



2. Pengertian Back Order 

    Back order adalah jumlah sebagian pesanan dari pembeli yang tidak dapat dipenuhi penjual pada waktu yang diminta oleh pembeli. Dengan kata lain back order merupakan sisa pesanan barang dari pembeli yang dikirim kemudian setelah tanggal yang ditentukan berdasarkan persetujuan pihak pembeli. Back order terjadi karena disebabkan jumlah barang yang tersedia lebih sedikit dari jumlah pesanan yang diminta oleh pembeli sehingga terjadi kekurangan barang. Jika terdapat back order, maka perusahaan akan mengirimkan surat back order kepada pembeli sebagai pemberitahuan dan konfirmasi untuk kekurangan barang yang belum bisa dipenuhi. 

3. Cara Penanganan Back Order 

Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pengelolaan back order, misalnya: 

PT. Garuda pada tanggal 12 Juni 2008 menerima order penjualan sebanyak 1.400 unit barang yang harus dikirim tanggal 20 Juni 2008. Pada tanggal 20 Juni 2008, perusahaan hanya memiliki barang sebanyak 1.200 unit. Untuk sisanya sebanyak 200 unit berdasarkan persetujuan pembeli akan dikirim tanggal 28 Juni 2008. Dari data tersebut yang dimaksud dengan back order adalah untuk barang sejumlah 200 unit. 



Cara pengelolaan back order tersebut sebagai berikut : 

· Bagian Order penjulan pada tanggal 20 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk pesanan yang dipenuhi sebanyak 1.200 unit dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang terkait. Tetapi dalam hal ini bagian penagihan belum membuat faktur pejualan. 

· Bagian Order penjualan pada tanggal 28 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk 200 unit barang sisa yang belum terpenuhi pada tanggal 20 Juni 2008 dan mendistribusikannya kepada bagian yang tekait. 

· Bagian penagihan membuat faktur penjualan setelah mendapat pemberitahuan dari bagian order penjualan bahwa pesanan tersebut telah dikirim seluruhnya.



Setelah mendapat pemberitahuan dari order penjualan, maka kita membuat jurnal penjualan.



Dari data yang terdapat dalam jurnal penjualan tersebut selanjutnya digunakan untuk menyusun laporan penjualan tiap jenis produk. 

Jurnal berkolom memiliki keterbatasan karena jumlah kolom untuk menampung produk yang dijual sangat terbatas. Oleh karena itu, untuk jenis produk yang lebih banyak lagi dapat digunakan work sheet (kertas kerja). Dengan menggunakan work sheet jumlah kolom yang disediakan untuk jenis barang lebih banyak dari pada menggunakan jurnal penjualan berkolom. Namun demikian jumlah kolom masih tetap terbatas, untuk itu setiap kelompok barang disediakan satu work sheet. 

Contoh bentuk work sheet sebagai berikut : 

Work Sheet Penjualan Menurut Kelompok Produk